Jak w biurze projektowym pracujemy z inwestorem?

Marka MYK Projektanci budowana była od jednoosobowej działalności, po biuro projektowe zatrudniające ponad 30 osób. Przez 15 lat firma niesamowicie się rozwinęła, obsługując teraz wielu inwestorów równocześnie. Jak udaje nam się dbać o klienta i utrzymywać przepływ informacji?

Wiemy, jak ważny jest porządek w realizowanych zadaniach i kontrola nad przebiegającymi procesami. Równocześnie pracujemy nad kilkunastoma projektami w różnych branżach, a nasza firma składa się z wielu działów, które ze sobą współpracują. MYK Projektanci to nie tylko projektanci i architekci, ale też administracja, projekty wnętrz, HR, księgowość, marketing. Dzięki oprogramowaniu Monday możemy utrzymywać komunikację w firmie, jak i z klientem, na najwyższym poziomie.

STAWIAMY NA RELACJĘ

Regularny kontakt z klientem pozwala nam lepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania. Możemy też szybciej zareagować na ewentualne pytania, a stale aktualizowane statusy realizowanych zadań, dają inwestorowi pełną kontrolę nad projektem. Pozwala nam to na zbudowanie zaufania i lojalności.

Dbamy o kontakt z klientem już od momentu przesłania zapytania ofertowego, kiedy lead zostaje przekazany do sprzedaży. Po poznaniu i zbadaniu jego potrzeb oraz ustaleniu warunków współpracy, zostaje przygotowana i podpisana umowa – w sposób tradycyjny lub elektroniczny.

JAK PRZEBIEGA PRACA NAD PROJEKTEM?

Po podpisaniu umowy projekt trafia do działu Administracji. Wówczas klient otrzymuje mailowo informacje kontaktowe do opiekuna projektu, co znacznie ułatwia komunikację. Następnie zostają zamawiane dokumenty. Inwestor otrzymuje na bieżąco informacje o dacie złożenia i odbioru potrzebnych dokumentów.

W kolejnych krokach projekt trafia do działu Projektowego. Każda powstająca koncepcja jest odnotowywana w systemie. Po akceptacji koncepcja trafia do działu Zarządzania projektami, w którym wyszczególnione są dokładnie kolejne etapy projektu. W każdym temacie znajdują się subitemy, w którym automatycznie pojawiają się statusy wykonywanych zadań oraz ich realizatorzy.

Każdy etap projektu posiada własną odrębną tablicę zarządzania działem, co pozwala nam prowadzić równocześnie około 100 spraw w sprawny i przejrzysty sposób. Dzięki temu mamy kontrolę nad każdym etapem projektu i sporządzoną dokumentacją.

STREFA KLIENTA

Dla większych realizacji lub klientów zamawiających więcej niż jeden projekt udostępniamy Strefę klienta w Monday. Inwestor ma wówczas wgląd do postępu prac na każdym etapie realizacji.

CO INWESTOR ZYSKUJE DZIĘKI STREFIE KLIENTA?

1. Ma kontrolę nad datami przyjścia dokumentów, złożonych wniosków, otrzymanych decyzji.
2. Widzi aktualne dodatkowe koszty, refektury.
3. W dowolnym momencie może zobaczyć kto realizuje projekt, jakie rysunki są wykonywane.
4. Może bezpośrednio komunikować się przez platformę z konkretnym projektantem, co usprawnia komunikację.
5. Zyskuje dostęp do serwera, z którego w każdym momecie może pobrać projekt.

Dzięki Monday i wzajmnej dysycplinie jesteśmy w stanie utrzymać porządek oraz komunikację w realizowanych projektach na najwyższym poziomie.